Klient chce usunąć konto w niemieckim sklepie: DSGVO a obowiązek przechowywania faktur

Klient niemieckiego sklepu internetowego pisze: „Bitte löschen Sie mein Kundenkonto und alle meine Daten”. Sprzedawca nie powinien ignorować tej prośby, ale nie może też bez zastanowienia usuwać historii księgowej. Usunięcie konta użytkownika nie jest tożsame z usunięciem każdego dokumentu transakcji. Kluczowe jest rozdzielenie danych, które nie są już potrzebne, od tych przechowywanych z powodu obowiązku prawnego.

Co wynika z art. 17 DSGVO?

Artykuł 17 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (DSGVO, RODO) określa prawo do usunięcia danych w przewidzianych przypadkach. Nie jest ono jednak bezwarunkowe. Sam artykuł zawiera wyjątki, w tym sytuację, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wywiązania się z obowiązku prawnego. W praktyce sklep może więc zamknąć profil klienta, zachowując wymagane przepisy księgowe i podatkowe dane transakcyjne przez odpowiedni okres.

Nie daje to jednak zgody na bezterminowe zatrzymywanie pełnego profilu zakupowego czy danych używanych wyłącznie do marketingu. Każda kategoria informacji wymaga określonej podstawy dalszego przechowywania.

Ile czasu w Niemczech trzeba przechowywać faktury?

W niemieckim § 14b Umsatzsteuergesetz (UStG) przewidziano co do zasady osiem lat przechowywania wystawionych i otrzymanych faktur przedsiębiorcy. Termin liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym wystawiono fakturę. Trzeba jednocześnie brać pod uwagę inne właściwe przepisy, w tym wymogi podatkowe i handlowe, które mogą dotyczyć poszczególnych dokumentów.

Przykładowo: faktura wystawiona w czerwcu 2026 roku co do zasady rozpoczyna ośmioletni bieg przechowywania z końcem 2026 roku. Nie należy jednak kasować dokumentu bez sprawdzenia, czy nie obowiązują szczególne przepisy albo zdarzenia mające wpływ na termin.

Jakie dane mogą pozostać, a jakie należy ocenić osobno?

Nie wszystkie dane powiązane z numerem zamówienia muszą pozostać widoczne w panelu klienta. Można ograniczyć dostęp i oddzielić aktywny profil użytkownika od archiwum dokumentów firmy.

Jak przeprowadzić usunięcie konta w praktyce?

1. Zweryfikuj tożsamość wnioskodawcy w sposób proporcjonalny do ryzyka; nie żądaj niepotrzebnych danych.
2. Ustal, czy prośba dotyczy konta, marketingu, całej historii danych czy konkretnej informacji.
3. Zidentyfikuj dane w sklepie oraz u właściwych podmiotów przetwarzających, np. dostawcy newslettera.
4. Usuń dane bez podstawy dalszego przechowywania, a pozostałe ogranicz do odpowiednich celów.
5. Odpowiedz klientowi z jasnym wyjaśnieniem, co usunięto i jakie dane muszą pozostać na podstawie prawa.

Czy wolno zostawić klienta w newsletterze po zamknięciu konta?

Nie należy zakładać, że zgoda marketingowa trwa dlatego, że sprzedawca musi zachować fakturę. Podstawa przetwarzania danych do marketingu jest odrębna od obowiązku księgowego. Gdy klient wycofuje zgodę lub skutecznie sprzeciwia się marketingowi bezpośredniemu, sklep powinien odpowiednio zmienić listy odbiorców i systemy wysyłki.

Co powiedzieć klientowi po realizacji prośby?

Odpowiedź powinna potwierdzać zamknięcie konta, wskazywać zakres usuniętych danych oraz wyjaśniać konieczność dalszego, ograniczonego przechowywania dokumentów, jeśli wynika ona z przepisów. Nie obiecuj „usunięcia wszystkich danych z każdej kopii” bez faktycznej możliwości realizacji. Zamiast tego przedstaw rzeczywisty zakres podjętych działań.